Locație: Iași
Tip contract: Full-time
Digital Innovation Zone caută un Executive Project Assistant pentru a sprijini implementarea proiectului Knowledge2Impact și pentru a asigura asistență executivă coordonatorului hub‑ului DIZ, inclusiv relația cu Board‑ul asociației și principalii stakeholderi publici și privați.
Despre rol
Executive Project Assistant este o poziție complexă, cu expunere directă la managementul strategic al DIZ, la guvernanța asociației și la activitățile europene de valorificare a cunoașterii în cadrul proiectului Knowledge2Impact. Persoana selectată va lucra îndeaproape cu coordonatorul hub‑ului, va pregăti documente strategice și raportări, va facilita comunicarea internă și externă și va sincroniza activitățile de proiect cu activitatea curentă a organizației.
Responsabilități principale
1. Suport pentru proiectul Knowledge2Impact
- Sprijin operațional zilnic pentru implementarea activităților DIZ în Knowledge2Impact (planificare, urmărire, raportare).
- Coordonarea internă a activităților DIZ în Work Package‑urile relevante (ex. Living Labs, capacity‑building, stakeholder engagement, comunicare).
- Organizarea și documentarea activităților pe componenta de valorificare a cunoașterii și AI etică (agende, minute, liste de participanți, follow‑up).
- Asigurarea fluxului de informații între DIZ și partenerii de consorțiu (colectare input, transmitere feedback, centralizare contribuții la livrabile).
- Sprijin în colectarea și structurarea datelor pentru indicatori și KPI (participanți la training, evenimente, utilizare Toolbox, etc.).
- Pregătirea drafturilor pentru contribuțiile DIZ la livrabile (rapoarte de activitate, studii de caz, input pentru Toolbox, AI Toolkit, etc.).
- Suport în organizarea de evenimente în cadrul proiectului (workshop‑uri, peer‑exchange clinics, hackathoane, evenimente de diseminare).
- Respectarea procedurilor de management de date, GDPR și etică stabilite în proiect.
2. Asistent executiv pentru coordonatorul hub‑ului DIZ
- Gestionarea agendei coordonatorului DIZ (programări, prioritizarea întâlnirilor, coordonarea calendarului cu activitățile de proiect și cu ședințele Board‑ului).
- Pregătirea materialelor de briefing pentru întâlniri strategice (fișe de context, points for discussion, sinteze ale documentelor relevante).
- Redactarea de minute, note interne, sinteze și follow‑up după întâlniri cu parteneri, autorități sau reprezentanți ai mediului de afaceri.
- Sprijin în pregătirea prezentărilor, discursurilor și materialelor de poziționare instituțională (slide‑uri, one‑pagere, rezumate pentru stakeholderi).
- Gestionarea fluxului de corespondență strategică (e‑mailuri către parteneri, board, autorități, parteneri europeni), inclusiv draftare și structurare mesaje.
3. Pregătirea și relaționarea cu Board‑ul asociației
- Organizarea ședințelor de Board: calendar anual, convocări, agende, distribuirea materialelor înainte de ședință.
- Coordonarea colectării de input de la management și staff pentru documentele ce urmează a fi discutate în Board.
- Redactarea și structurarea proceselor‑verbale, deciziilor și listelor de acțiuni rezultate în urma ședințelor de Board.
- Urmărirea implementării deciziilor Board‑ului: monitorizare termene, responsabilități, reminder‑e către persoanele implicate.
- Menținerea unei evidențe actualizate a documentelor de guvernanță (regulamente interne, proceduri, hotărâri, politici adoptate).
4. Raport anual de activitate și guvernanță
- Coordonarea procesului de colectare a informațiilor pentru raportul anual de activitate al DIZ (activități, proiecte, rezultate, indicatori, impact).
- Structurarea și redactarea secțiunilor raportului anual în limba română și, după caz, în limba engleză (rezumat executiv, activități, impact, perspective strategice).
- Integrarea rezultatelor proiectelor în raport, cu accent pe impact economic, social, educațional și de ecosistem.
- Colaborare cu departamentul financiar/contabil pentru alinierea raportului narativ cu raportările financiare și indicatorii organizației.
- Pregătirea de versiuni sintetice ale raportului pentru stakeholderi externi (autoritați publice, parteneri privați, rețele europene).
5. Relaționare cu stakeholderi publici și privați
- Menținerea și actualizarea bazei de date de stakeholderi (instituții publice, universități, companii, ONG‑uri, clustere, TTO/TTO, rețele europene).
- Organizarea și documentarea întâlnirilor cu stakeholderi (agende, minute, liste de acțiuni, urmărirea îndeplinirii).
- Sprijin în pregătirea și derularea evenimentelor DIZ (mese rotunde, sesiuni de consultare, evenimente de diseminare, conferințe).
- Coordonarea fluxului de comunicare cu stakeholderi: invitații, follow‑up, solicitare de feedback, chestionare.
- Susținerea imaginii profesionale a DIZ printr-o comunicare clară, coerentă și orientată pe impact cu partenerii externi.
6. Activități administrative și de raportare
- Contribuții la raportările interne și externe ale DIZ: fișe de activitate, tabele de indicatori, input pentru rapoartele către finanțatori.
- Arhivarea și organizarea documentelor fizice și digitale relevante pentru proiecte, Board, stakeholderi și guvernanța asociației.
- Sprijin în pregătirea documentației pentru audit și verificări (liste participanți, dovezi de implementare activități, livrabile).
- Asigurarea conformității cu procedurile interne, regulile de vizibilitate și cerințele programelor europene.
Calificări și profil căutat
Studii și experiență
- Studii universitare finalizate, de preferat în domenii precum: științe politice, administrație publică, economie, management, relații internaționale, comunicare sau domenii conexe.
- Experiență anterioară de minimum 2 ani într‑un rol relevant: asistent de proiect, asistent executiv, project officer sau coordonator într‑o organizație similară (asociație, ONG, cluster, universitate, hub de inovare).
- Experiență în lucrul cu proiecte finanțate din fonduri nerambursabile (naționale sau europene); experiența în proiecte Horizon Europe / cercetare‑inovare este un avantaj.
- Experiență în organizarea de evenimente, întâlniri formale, ședințe de board, grupuri de lucru sau consultări publice.
Competențe tehnice
- Abilități foarte bune de redactare și sinteză în limba română și limba engleză (documente de proiect, minute, rapoarte, prezentări).
- Cunoașterea bună a instrumentelor de lucru digital (Google Workspace / Microsoft Office, în special Docs/Word, Sheets/Excel, Slides/PowerPoint; Canva).
- Capacitatea de a lucra cu tabele de indicatori, liste de participanți, baze de date și instrumente de monitorizare a proiectelor.
- Familiaritate cu concepte legate de inovare, transfer tehnologic, valorificarea cunoașterii, ecosisteme de inovare sau AI etică constituie un avantaj direct pentru rol, având în vedere specificul Knowledge2Impact.
- Abilitatea de a înțelege și a urma proceduri de management de proiect (plan de lucru, livrabile, KPI, rapoarte) și de management al datelor (GDPR, FAIR, open science, acolo unde este cazul).
Competențe organizaționale și interpersonale
- Excelente abilități de organizare, planificare și prioritizare, cu capacitatea de a gestiona simultan mai multe fluxuri de lucru (proiecte, Board, stakeholderi).
- Atenție foarte bună la detalii și rigoare în documentare, arhivare și urmărirea deciziilor.
- Abilități de comunicare clară și profesionistă, atât în scris, cât și oral, în relația cu managementul, Board‑ul și stakeholderii externi.
- Atitudine orientată spre soluții, autonomie în îndeplinirea sarcinilor și deschidere pentru învățare rapidă în contexte internaționale.
- Capacitate de lucru într‑un mediu dinamic, cu termene fixe, cerințe multiple și interacțiuni frecvente cu parteneri internaționali.
- Integritate, confidențialitate și înțelegerea rolului de suport strategic pentru coordonatorul hub‑ului și pentru Board.
Limbi străine
- Limba română – nivel nativ sau avansat.
- Limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit), utilizată zilnic în corespondență, documentare și întâlniri cu parteneri internaționali.
- Cunoașterea altor limbi europene constituie un avantaj.
Ce oferim
- O poziție cu vizibilitate strategică în unul dintre principalele hub‑uri de inovare digitală din România.
- Posibilitatea de a lucra într‑un consorțiu european de înalt nivel în domeniul knowledge valorisation și al ecosistemelor de inovare (Knowledge2Impact și CloudEARTHi).
- Mediu de lucru colaborativ, într‑o echipă multidisciplinară, cu acces la rețele europene și la evenimente internaționale.
- Oportunități de dezvoltare profesională prin implicarea în activități de training, living labs, conferințe și evenimente de ecosistem.
Cum aplici
Te rugăm să trimiți pe adresa de e-mail cristina.baghiu@digital-innovation.zone:
- CV în format europass sau similar (în limba română sau engleză).
- O scrisoare de intenție în care să explici relevanța experienței tale pentru:
- suport de proiect (ideal, proiecte europene / inovare), și
- activitatea de asistență executivă și relația cu Board‑uri / structuri de guvernanță.
Menționează în subiectul e‑mailului: „Aplicație Executive Project Assistant – DIZ”.