Test before invest
Aplicații Digitale pentru Managementul Pacienților
Deși este o aplicație, reprezintă o opțiune considerabil mai eficientă în managementul pacienților, multe cabinete medicale continuă să utilizeze caietul fizic pentru înscrierea pacienților, a programărilor, serviciilor oferite, încasărilor, etc.
Acest lucru se întâmplă fie din comoditate (deoarece orice schimbare din zona de confort poate aduce un efort și un motiv de stres, mai ales pentru cadrele medicale și pacienții de după o anumită vârstă), din lipsa de informare (nu au găsit aplicația care să le acopere toate nevoile în procesele de lucru) sau din motive financiare (au găsit o aplicație, însă nu consideră că ar merita banii investiți).
Însă acele cabinete medicale care au facut pasul spre digitalizare, au recunoscut ăa acest pas a fost foarte util și avantajos, iar toate temerile lor din trecut erau nefondate. De aceea, conștientizarea utilizarii aplicațiilor informatice în managementul activităților medicale, reprezintă o etapă obligatorie în procesul de digitalizare a instituțiilor medicale.
Deși fișierele excel sau aplicațiile de desktop, care se instalează pe calculatorul propriu, sunt un pas inainte, nu reprezintă cea mai avantajoasă soluție. Datele pacientului sunt stocate în mediul digital, dar acele date rămân local, pe calculatorul propriu al medicului, și nu sunt disponibile unui altui medic în cazul unui nou diagnostic.
Cu cât medicul are acces la mai multe informații din istoricul medical al pacientului, cu atât poate emite un diagnostic mai bun. De multe ori, se pierde timp important în cadrul vizitei cu un dialog medic-pacient in care pacientul povestește din memorie antecedentele sale medicale. Pacientul este deja intr-o stare de stres datorită afecțiunii cu care s-a prezentat la medic, iar amintirile sale medicale sunt subiective, incomplete și de multe ori inexacte, deoarece de multe ori pacientul nu are un fundament solid în domeniul medicinii.
Cea mai avanajoasă opțiune atât pentru cadrele medicale cât și pacienți, este ca istoricul medical al pacientului sa fie salvat in CLOUD, sub forma unei baze unice de date, care sa poate fi accesată oricând și de oriunde. Toate consultațiile, scrisorile medicale, rețetele, rezultatele analizelor, sunt salvate în acest istoric, ca apoi să poată fi accesate pentru emiterea unui diagnostic.
Hub-ul nostru îți poate pune la dispozitie o serie de servicii web ce pot fi integrate în orice aplicație de management al pacienților astfel încat aceste aplicații să beneficieze de avantajele stocării în Cloud a datelor medicale.
Printre beneficiile aduse prin implementarea acestor servicii într-o aplicație medicală se numără:
Să obținem o programare avantajoasă la un medic nu este întotdeauna floare la ureche. De cele mai multe ori, vizita în sine consumă mai mult timp decât consultația efectivă. Deseori sfârșim prin a sta într-o sală plină cu alți pacienți care așteaptă să intre la consultație.
Unele cabinete medicale oferă posibilitatea programării prin telefon, însă și aici pot interveni probleme. Pacientul sună pentru a seta o anumită oră, constată că medicul nu este disponibil. Atunci când este medicul disponibil, nu poate pacientul, iar conversația ajunge să se lungească până găsesc într-un final la o dată și o oră potrivită.
Soluția rapidă și eficientă la acest proces consumator de timp, este dată de programările online. Există un singur calendar implementat în cloud, accesibil oricând și de oriunde. Pacientul intră în acest calendar, vede orele disponibile ale medicului și poate face o cerere de programare într-un interval orar convenabil. Medicul primeste cererea, o aprobă/respinge, iar pacientul primește automat răspunsul printr-un SMS, e-mail, sau mesaj pe Whatsapp. Totul este automat, rapid și la vedere, calendarul include toate programările medicului, indiferent de numărul de cabinete cu care colaborează, deci nu există riscul suprapunerilor.
Chiar dacă nu toți pacienții știu să folosească online-ul și preferă metoda clasică: telefonul. Medicul tot nu va fi nevoit să aștepte să ajungă la cabinet pentru a confirma programarea, ci o poate aproba direct de pe telefon, pacientul primind automat mesajul de confirmare.
Din fericire, programările online au redus mult din timpul petrecut pentru stabilirea unei vizite la medic. Mai mult, s-au redus numărul de absențe cauzate de faptul că pacientul a uitat de programare. Cu ajutorul acestui serviciu, pacientul primește și un reminder automat care sa-i amintească de programare și să nu o mai rateze.
În clinicile cu un volum mare de pacienți venit la triaj, precum o policlinica ce eliberează certificate medicale pentru fișa auto, există posibilitatea ca asistentele de la triaj să nu poată face față sutelor de solicitanți. Fiecare solicitant trebuie înregistrat în registru, manual, pe baza datelor din cartea de identitate, apoi să fie calculată suma ce trebuie încasată de la fiecare solicitant în funcție de serviciile cerute.
Procesul este anost, necesită multă atenție și poate epuiza asistentele în timp ce pacienții își pierd răbdarea stând la cozi interminabile și se orientează către alte policlinici unde timpul de așteptare este mai mic. Nu este o situație plăcută nici pentru pacienți și nici pentru asistente.
Problemele create din puțină neatenție pot fi eliminate cu ușurință prin utilizarea algoritmilor de recunoaștere a formelor, cu ajutorul cărora se pot citi automat datele de identificare ale pacientului: nume, prenume, CNP etc. Pacientul prezintă cartea de identitate, aceasta este scanată cu aplicația de pe telefonul mobil și automat se identifică datele pacientului care sunt adăugate în baza de date.
Asistenta nu va face niciun efort, ci doar verifică corectitudinea datelor și bifează serviciile cerute de pacient (Fisa Auto, Fisa PortArma, Examen Psihologic etc) dintr-o listră. Se printeză fișa în mod automat cu datele pacientului și, simultan, se trimite către casa de marcat serviciile bifate.
Astfel procesul de înregistrare și încasare decurge mult mai rapid, fără erori umane. Fiecare fișă listată primește un cod de bare unic pentru acea fișă și acel pacient. Când acesta se va întoarce la triaj cu fișa completată, este scanată rapid cu telefonul mobil pentru a fi identificată și salvată în baza de date automat.
Astfel, nu se mai salvează nimic pe caiet, totul este automatizat, pacienții nu mai stau la coadă și erorile de înregistrare sunt eliminate. O singură asistentă poate procesa peste 100 de pacienți pe zi, mult mai rapid și mai lipsit de erori.
În plus, fiecare medic ce completează, spre exemplu, Fisa Auto, nu mai trebuie să-l salveze în registrul propriu. Pacientul există deja în baza de date unică, medicul doar completează rezultatul consultației. Mai mult, acest rezultat nu este scris de la zero, medicul poate selecta un răspuns din cele câteva posibile, deja existente în baza de date.
Completarea automată a datelor de pacient prin scanarea și identificarea datelor din cartea de identitate, reprezintă o sarcină obligatorie în clinicile ce procesează un număr mare de pacienți zilnic. Se reduce timpul de asteptare, se reduc cozile, se reduce stresul.
Sunt oameni în vârstă, pentru care deplasarea la medic reprezintă un efort imens, sunt copii mici care nu au răbdare să astepte în coada la medic, sau sunt prea obosiți de boala pentru a rezista unui drum lung și obositor pâna la medic.
în ziua de astăzi, internetul, care a intrat în casele tuturor românilor, permite interconectarea acestora prin canale de comunicație audio-video, ce emuleaza perfect interactiunea face-to-face a oamenilor. Spatiul nu mai este o bariera, prin aceste canale de comunicare putem vorbi cu oricine ca și cum am fi în aceeași încapere.
Iar aceste canale audio-video se preteaza perfect pentru consultații medicale cu nu necesita instrumente medicale specializate. Pacientul nu trebuie sa-si instaleze nimic pe telefon, doar trebuie sa acceseze un link specific instituției medicale unde lucreaza medicul.
Cand pacientul are nevoie de consultație, acceseaza linkul și automat este sunat medicul de gardă al spitalului. Medicul răspunde apelului și în acel moment se deschide un canal de comunicație audio-video între medic și pacient.
Urmeazî consultația prin dialogul online cu pacientul, timp în care medicul poate accesa istoricul medical al pacientului salvat într-o bază de date unică, poate scrie rețete, scrisori medicale, poate vizualiza fisiere cu rezultate la diverse analize, astfel încat, sî-si faca o imagine cat mai corecta despre starea pacientului.
Întreaga convorbire este înregistrata, este tradusa în format text, pentru a putea fi apoi ușor accesată în decursul altor consultații. Căutarea în istoricul medical al pacientului după anumite cuvinte cheie, este mult mai rapidă decât ascultarea a zeci de ore de consultație audio.
Prin toate aceste instrumente de analiză, o consultație online se poate dovedi mai eficientă decât o consultație face-to-face, unde medicul nu are acces la tot istoricul medical al pacientului. Aceste rezultate se pot obține acum mult mai ușor, fără să părăsim confortul binefacător al atmosferei de acasă.
Suntem într-un cabinet stomatologic, cu câtiva medici ce prestează servicii dentare pacientilor. Un tratament dentar include de obicei mai multe programări, cu mai multe servicii, fiecare cu anumite costuri specifice de manoperă și materiale.
Pacientul nu plăteste după orice vizită, el plăteste cumulat mai multe servicii efectuate. De aceea, medicul trebuie să rețină permanent ce servicii a efectuat, care au fost încasate, ce rest de plată a mai rămas.
Emiterea bonului fiscal la casa de marcat iărași reprezintă o problemă. Sunt sute de servicii prestate de clinică, toate acestea trebuie înregistrate cu un cod specific în casa de marcat iar asistenta trebuie să consulte permanent caietul ce ține evidența codurilor ce trebuie introduse la casa de marcat atunci când se încaseaza un anumit serviciu.
Această operație reprezintă o sursă importantă de erori, foarte des se întâmplă ca suma din casa să nu corespundă cu suma teoretic încasată iar această nepotrivire duce la suspiciuni și dialoguri neplăcute.
Problema se rezolvă simplu și rapid prin utilizarea serviciilor cloud de management al clinicilor medicale. Toate serviciile oferite de clinică sunt salvate în baza de date din cloud, iar după fiecare programare, medicul bifează serviciile prestate din lista predefinită.
Se calculează automat suma datorată de pacient, serviciile bifate sunt trimise la casa de marcat care scoate bonul corect, fără intervenția asistentei. Sunt eliminate erorile de tastare a codurilor, operația de încasare este mult mai rapidă și corectă.
Pacientul poate plăti doar parțial, automat se memorează restul de plată, se pot defini discount-uri și oferte.
În plus, aplicația calculează salariul medicului care colaborează cu clinica și prestează servicii medicale. Conform înțelegerii, medicul primește un procent din prețul manoperei efectuate. Aplicația calculează permanent suma aferentă unui medic, salvează în baza de date plățile făcute acelui medic, astfel încât, în orice moment se poate face o analiză completă a colaborării medic-clinică.
Bazele de date unice, de tip cloud, ce conțin istoricul medical al pacientului, populat în cadrul diverselor consultații efectuate de medici diferiți în decursul anilor, reprezintă un suport valoros în diagnosticarea pacientului. Este mult mai avantajos pentru medic să baleieze prin istoricul consemnat automat în format digital în decursul anilor, decât să-i povestească pacientului în mod fragmentat și incoerent din memoria subiectivă.
Și totuși, nu orice medic poate accesa datele medicale ale unui pacient. Aceste date sunt proprietatea pacientului și ele pot fi accesate doar cu acordul acestuia. Nu e suficient ca medicul să aibă cont în baza de date, trebuie ca acel medic să obțină consimțământul acelui pacient pentru a accesa datele.
Pacientul se prezintă face-to-face la medic pentru o consultație, sau are o programare online cu acel medic de la distanță. Dorește ca acel medic să-i dea un diagnostic pe baza rezultatelor de analize medicale salvate în istoricul său medical.
Medicul este de acord să-l consulte, dar nu poate accesa rezultatele analizelor, chiar dacă acestea sunt salvate în aceeați bază de date. În acest context, medicul trimite în sistem o cerere de acces la datele medicale ale pacientului respectiv.
Pacientul, care tocmai a cerut consultație de la medic, primește prin SMS/Whatsapp un cod unic emis de aplicație. Trimite acest cod medicului, medicul îl introduce în sistem și automat, cererea sa de acces este aprobată.
Din acest moment, pagina web unde medicul vedea doar numele pacientului, este populată cu toate informațiile din istoricul medical al pacientului: consultații, rețete, scrisori medicale, rezultate analize etc.
Prin acest mecanism, pacientul poate cere o consultație oricărui medic disponibil, punându-i la dispoziție toate datele necesare diagnosticului, fără ca pacientul să fie nevoit să treacă prin toată birocrația aferentă unei vizite la o clinică medicală.
Solutii de digitalizare
